Prozessoptimierung am Arbeitsplatz

In den wenigsten Büros läuft alles reibungslos. Akten werden gerne mal verlegt, der Schreibtisch sieht generell viel zu voll aus und was gestern erledigt werden sollte, weiß heute keiner mehr. Wenn man kaum noch über den Stapel an Papierkram drüber schauen kann, wird es Zeit, nicht nur Ordnung zu schaffen, sondern auch einen Blick auf die Prozesse im Arbeitsalltag zu werfen und diese zu optimieren. Das gilt vor allem auch für die Ziele eines Unternehmens und die dafür notwendigen Abläufe.

Dafür sollte einem allerdings erstmal bewusst sein, wo die Schwierigkeiten liegen. Wo liegen die regelmäßigen Baustellen? Was genau erwarten Sie von einer Optimierung? Was sind generell die Ziele? Soll nur Ordnung im Büro geschaffen werden, die dauerhaft bestehen bleibt, oder ganze Abläufe hinsichtlich der Unternehmensziele optimiert werden? Bei Ersterem ist der gesamte Ablauf deutlich schneller zu bewältigen, als wenn neben der Ordnung auch noch einzelne Handlungsabläufe und Vorgehensweisen strukturiert werden sollen.

Nehmen Sie sich Zeit und überlegen Sie, was Sie konkret verbessern wollen. Im Besten Fall sollten Sie einen unabhängigen Berater hinzuziehen, der Ihnen mit einem neutralen Blickwinkel hilft, den Überblick zu behalten und sich nicht zu verzetteln. Wenn es allerdings nur um ein wenig mehr Ordnung geht, zeigen wir Ihnen zwei Methoden, wie Sie vorgehen können. Denn bei der Prozessoptimierung geht es vor allem um Effizienz und Effektivität.


Die Unterteilung nach Zugriffshäufigkeit

Diese Methode eignet sich besonders, wenn vor allem Arbeitsmittel, Dokumente, etc. organisiert werden sollen.

Je nachdem wie häufig Sie etwas benötigen, sollten Sie es entsprechend in Ihrer Reichweite halten oder daraus verbannen. Denn Chaos führt immer auch zu blockierten Gedanken und diese wiederum stören den reibungslosen Arbeitsablauf und verstellen uns im wahrsten Sinne den Blick für das Wesentliche.

Kurz gesagt: je öfter Sie etwas brauchen, desto näher sollten Sie es aufbewahren. Nicht oder eher selten benötigte Arbeitsmittel oder Dokumente verschwinden im Schrank und in der Ablage. Diese kann durchaus auch außerhalb des Büros sein. Dinge, die Sie zwar häufiger oder täglich brauchen, finden Platz in einem Schrank im Büroraum oder dem Regal hinter Ihrem Schreibtisch. Benötigen Sie etwas mehrmals täglich, sollte es in Griffweite bleiben und in die Schreibtischschublade einziehen oder im direkten Blickfeld an die Pinnwand gehangen werden.

Dabei sollte nicht vergessen werden, die Unterlagen regelmäßig zu überprüfen, um sie gegebenenfalls von der Schreibtischschublade in den Aktenschrank zu verlagern, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Sollte man Manches gar nicht mehr benötigen und es auch nicht zu Dokumentationszwecken aufbewahren müssen, darf man es auch getrost in den Papierkorb wandern lassen.

Neben der Ordnung können auch Arbeitsabläufe optimiert werden. Für beide Fälle ist die nächste Methode geeignet.

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Die 5S-Methode

Die 5S-Methode wurde von Taiichi Ono bezüglich eines Produktionssystems für Toyota entwickelt. In 5 Schritten werden dabei Abläufe geordnet, neu aufgesetzt und schließlich umgesetzt.

Die 5 „S“ stehen für Seiri (Sortieren), Seiton (Setzen bzw. Anordnen), Seiso (Sauberkeit) Seiketsu (Standardisierung) sowie Shitsuke (Selbstdisziplin).

  1. Sortieren

Als Erstes wird die Arbeitsumgebung analysiert. Was ist bereits vorhanden, was wird benötigt, was ist greifbar? Dies kann sowohl in Hinblick auf Ordnung als auch auf Handlungsabläufe angewandt werden.

  1. Setzen

Im nächsten Schritt sollten Sie sich Gedanken machen, wie etwas sinnvoller angeordnet (gesetzt) werden kann. Wie wäre eine optimale Anordnung der Bürogegenstände? Oder wie der optimale Ablauf eines grundsätzlichen Prozesses?

  1. Sauberkeit

Es wird aufgeräumt. Überflüssiges kommt weg, der Rest wird in optimierter Form neu angeordnet. Prozesse sollten neu aufgesetzt, dokumentiert und beschrieben werden.

  1. Standardisierung

Übertragen Sie nun die Prozesse auf die entsprechenden Bereiche oder Tätigkeiten. Lassen Sie die neue Ordnung zu einem Standard werden und widmen Sie sich diesem täglich einige Minuten. Meist ist dies schon ausreichend. Handelt es sich um komplexe Prozesse, sollten Sie mit Hilfe eines Beraters einen Blick darauf werfen.

  1. Selbstdisziplin

Eine dauerhafte und konstante Umsetzung erfordert Selbstdisziplin, damit Sie nicht wieder in alte Muster verfallen. Halten Sie die Ergebnisse fest und belohnen Sie sich und Ihre Mitarbeiter hin und wieder, für die erfolgreiche Umsetzung.


Um die Prozesse nachhaltig zu optimieren, sollten Sie immer Ihre Mitarbeiter miteinbeziehen und in Ihnen die Bereitschaft zur Veränderung wecken, bereiten Sie sie auf die neuen Vorgehensweisen vor.  Vor allem auch, wenn Sie jemand Außenstehendes als Hilfe an Bord holen.

Gerade wenn es um die Ziele eines Unternehmens und die dafür notwendigen Prozesse geht, kann ein neutraler Blickwinkel manchmal helfen, die bestehenden Prozesse besser zu definieren und dadurch Schwachstellen transparent zu machen. Hier sollten Sie sich nicht scheuen, einen Berater zu Rate zu ziehen. Durch seine Erfahrungen haben Sie die Ausgaben, die durch eine Beratung entstehen, schnell wieder reingeholt. Denn Prozesse, die nicht rund laufen, gehen nicht nur zu Lasten der Ordnung und Übersichtlichkeit, sondern kosten auch immer unnötig Zeit, Aufwand und damit auch Geld.

Grundsätzlich ist Prozessoptimierung immer auch eine Frage der Zeit. Prozesse optimiert man nicht mal eben zwischen Tür und Angel, von heute auf morgen. Sie müssen etabliert und dadurch unverzichtbar werden. Erst dann war die Optimierung ein voller Erfolg!

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